e-Fatura ve e-Arşiv nedir, kimler için zorunlu?
GİB'in elektronik belge sistemleri — e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark, kimleri kapsadığı ve işletmenizin nereden başlaması gerektiği.
Türkiye'de işletmelerin faturalandırma süreçleri yıllar içinde kâğıttan dijitale taşındı. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yürütülen elektronik belge sistemleri, hem işletmeler hem de devlet için süreçleri hızlandırmayı ve denetlenebilir kılmayı amaçlar. En çok karıştırılan iki kavram e-Fatura ve e-Arşiv Faturadır.
e-Fatura nedir?
e-Fatura, elektronik fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında, kâğıt fatura ile aynı hukuki niteliğe sahip olarak elektronik ortamda düzenlenen ve GİB sistemi üzerinden iletilen faturadır. Yani hem alıcı hem satıcı sisteme kayıtlıysa, fatura doğrudan elektronik olarak gönderilir; kâğıt çıktıya gerek kalmaz.
e-Arşiv Fatura nedir?
e-Arşiv Fatura ise, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişilere (örneğin son tüketiciye) veya kayıtlı olmayan işletmelere kesilen elektronik faturadır. Belge elektronik olarak oluşturulur ve saklanır; alıcıya elektronik ortamda ya da gerektiğinde kâğıt çıktı olarak iletilebilir. Kısacası: karşı taraf e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse e-Arşiv devreye girer.
Kimler için zorunlu?
Zorunluluk, esas olarak yıllık brüt satış hasılatı (ciro) eşiklerine ve bazı sektörel kriterlere bağlıdır. GİB, belirli ciro eşiğini aşan mükellefleri ve belirli faaliyet alanlarındaki işletmeleri (örneğin e-ticaret yapanlar, belirli aracılık ve komisyon işleri gibi) kademeli olarak e-Fatura ve e-Arşiv kullanmakla yükümlü kılmıştır. Eşikler ve kapsam zaman içinde güncellendiği için, kendi durumunuzu mutlaka mali müşaviriniz ve güncel GİB tebliğleri üzerinden teyit etmelisiniz.
Not
Bu yazı genel bir bilgilendirmedir, mali veya hukuki danışmanlık değildir. Eşik tutarları ve kapsam dönemsel olarak değiştiğinden, işletmenizin yükümlülüğünü mutlaka güncel mevzuat ve mali müşavirinizle doğrulayın.
Diğer e-belgeler
e-Fatura ekosistemi yalnızca faturadan ibaret değildir. İlgili sektör ve ölçeğe göre şu belgeler de gündeme gelebilir:
- e-İrsaliye: Sevk irsaliyesinin elektronik karşılığı.
- e-Müstahsil Makbuzu: Tarımsal ürün alımlarında kullanılır.
- e-Serbest Meslek Makbuzu: Avukat, doktor, danışman gibi serbest meslek erbabı için.
- e-Defter: Yevmiye ve büyük defterin elektronik tutulması.
Nasıl başlanır?
Uygulamada işletmeler genellikle bir GİB onaylı özel entegratör veya GİB portalı üzerinden bu sistemlere geçiş yapar. Pratik adım sırası genelde şöyledir: mali müşavirle yükümlülüğü teyit etmek, mali mühür/e-imza temin etmek, bir entegratör seçmek ve mevcut ön muhasebe/satış sisteminizi bu yapıya bağlamak. Dijital sisteminizin faturalandırma akışıyla uyumlu olması, bu geçişi sancısız hâle getirir.